個人情報保護規程

第 1 章 総則

（目的）
第 1 条
この規程は、一般社団法人交通工学研究会（以下｢本会｣という。）が実施する業務に係る個人情報の取扱いに関する必要な事項を定め、その適正を図ることを目的とする。

（定義）
第 2 条
この規程において使用する用語は、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「法」という。）において使用する用語の例による。

（基本理念）
第 3 条
本会は、個人情報が、個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、その適正な取扱いが図られなければならないことを十分に理解し、法の規定に従うほか、個人情報の保護に関する基本方針（平成 16 年 4 月 2 日閣議決定）並びに国家公安委員会が所管する事業を行う者等が講ずべき個人情報の保護のための措置に関する指針（平成 16 年 10 月 29 日国家公安委員会告示第 31 号）及び国土交通省所管分野に係る個人情報保護に関するガイドライン（平成 16 年 12 月 2 日国土交通省告示第 1500号）に即して、個人情報の保護に主体的に取り組むものとする。

第 2 章 個人情報の取扱い

（職員等の義務）
第 4 条
本会の役員、事務局長及び職員並びに本会に置かれる委員会の委員長、委員及び幹事（以下「職員等」という。）は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

（管理体制の確立）
第 5 条
会長は、個人情報の適正な管理、職員等に対する意識啓発及び個人情報の取扱いに関する苦情の処理に係る事務を統括管理する。
2 職員等は、会長の指揮監督の下、担当する業務に係る個人情報の適正な管理及び個人情報の取扱いに関する苦情の処理に関する事務を管理する。

（利用目的の特定及び制限）
第 6 条
本会は、一般社団法人交通工学研究会定款第 4 条各号に定める業務を遂行するために必要な範囲内において、個人情報を利用するものとする。
2 会長は、前項の規定により特定された利用の目的（以下「利用目的」という。）について、インターネットの利用
その他の方法により公表するものとする。
3 職員等は、第 1 項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

（適正な取得）
第 7 条
職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

（取得に際しての利用目的の明示）
第 8 条
職員等は、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この条及び第 18 条において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合は、この限りでない。

第 3 章 個人データの取扱い

（データ内容の正確性の確保）
第 9 条
職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努めなければならない。

（安全管理措置）
第 10 条
会長は、本会の取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

（職員等の監督）
第11条
会長は、職員等に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員等に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

（委託先の監督）
第 12 条
会長は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合には、委託先が講ずべき安全管理措置に関して、次に掲げる事項のいずれもが委託契約に定められるよう努めるものとする。
（1）委託期間中及び委託期間終了後の個人データの取扱い、委託先における個人データの加工、複製等の禁止又は制限等委託先における個人データの管理に関する事項
（2）委託先における従業者の監督に関する事項
（3）再委託を行う場合の再委託先の監督に関する事項
（4）委託先において個人データの漏えいその他の事故が発生した場合の対応及び責任に関する事項
2 会長は、委託先が委託契約に定められた安全管理措置に関する事項を遵守していることを確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

（第三者提供の制限）
第 13 条
職員等は、法令に基づく場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者（前条第 1項の規定により個人情報の取扱いの委託を受けた者を除く。）に提供してはならない。
2 会長は、あらかじめ本人の同意を得て、個人データを第三者に提供する場合には、当該本人に当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するために必要な事項及び当該第三者が個人データを利用する目的を明示するとともに、事務局長に本人の同意を得た年月日、方法その他同意に係る事項を記録させ、保存させるものとする。
3 会長は、第 1 項に該当すると判断し、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供する場合には、事務局長にその経緯を記録させ、保存させるものとする。

第 4 章 保有個人データの取扱い

（保有個人データに関する事項の公表等）
第 14 条
会長は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、インターネットの利用その他の方法により公表するものとする。
（1）本会の名称
（2）すべての保有個人データの利用目的
（3）次条、第 16 条第 1 項又は第 17 条第 1 項若しくは第 2 項の規定による求めに応じる手続
（4）第 19 条の規定により手数料を徴収する場合には、その額
（5）保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

（開示）
第 15 条
会長は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、本人に対し、書面の交付の方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。

（訂正等）
第 16 条
会長は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を求められた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの訂正等を行うものとする。
2 会長は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）及び理由を通知するとともに、事務局長にその経緯を記録させ、保存させるものとする。

（利用停止等）
第17条
会長は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第6条の規定に違反して取り扱われているという理由若しくは第 7 条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。
2 会長は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第 13 条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。
3 会長は、第 1 項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨及び理由を通知するとともに、事務局長にその経緯を記録させ、保存させるものとする。

（開示等の求めに応じる手続）
第 18 条
会長は、第 15 条、第 16 条第 1 項又は前条第 1 項若しくは第 2 項の規定による求めに関し、次に掲げる事項を別に定め、インターネットの利用その他の方法により公表するものとする。
（1）開示等の求めの申出先
（2）開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
（3）開示等の求めをする者が本人、未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人であることの確認の方法
（4）次条の規定により手数料を徴収する場合には、その方法

（手数料）
第 19 条
本会は、第 15 条の規定による開示の実施に関し、会長が別に定めるところにより、手数料を徴収することができる。

第 5 章 その他

（苦情の処理）
第 20 条
職員等は、個人情報の取扱いに関する苦情に対し適切かつ迅速に処理を行うものとする。
2 会長は、前項に規定する苦情の処理に当たっては、職員等にその経過を記録させ、保存させるものとする。

（漏えい等が発生した場合の対応等）
第 21 条
会長は、本会の取り扱う個人データが漏えい等した場合には、被害の拡大防止、同種の事案の再発防止等を図るため、可能な限りその事実を公表するものとする。
2 会長は、前項に規定する事案が発生した場合には、直ちに事実関係を国家公安委員会及び国土交通大臣に報告するものとする。

（実施に関し必要な事項）
第 22 条
この規程の実施に関し必要な事項は、会長が別に定める。

付 則

（施行期日）
この規程は、平成 18 年 3 月 24 日から施行する。
この規程は、平成 23 年 4 月 1 日から施行する。